Учебные материалы

Перечень всех учебных материалов


Государство и право
Демография
История
Международные отношения
Педагогика
Политические науки
Психология
Религиоведение
Социология


7.2.2. Информационная система управления учреждением

  Информационной автоматизированной системой (ИАС) называется система управления, ориентированная на широкое и комплексное применение экономико-математических методов и технических средств сбора, обработки и передачи информации для решения информационных задач управления.
  Информация - один из главных компонентов системы управления. Информация - это ценность, актив любого учреждения, она должна быть проанализирована на предмет достоверности, приоритета и прав доступа для использования. Информация может иметь коммерческую ценность, определять политику учреждения. Неоправданная задержка информации или желание ее засекретить в личных целях, поставить под жесткий централизованный контроль - все это осложняет работу отдельного учреждения и системы управления в целом. Доступ должен быть обеспечен к любой информации при соответствующем контроле приоритетов.
  Главной целью структуры информационной автоматизированной системы управления является эффективное использование информации. Структура, препятствующая свободному течению информации, не обеспечит гибкости, эффективности развития и использования информационной аналитической системы в управлении образовательным (любым) учреждением.
  При проектировании ИАС любого учреждения или системы управления ошибочно начинать разработку отдельных ее частей без анализа всего комплекса документооборота. Такой подход к разработке ИАС может привести к усложнению в управлении, еще большей путанице, увеличению трудоемкости выполнения разработок и снижению общей производительности работ (принцип «островной автоматизации» - разработка программ, не связанных единой логикой). От такой автоматизированной системы управления больше вреда, чем пользы.
  Причинами внедрения автоматизированных систем управления жизнедеятельностью организации, учреждения, вуза, предприятия могут быть следующие:
  1) сокращение различных бюрократических барьеров между подразделениями;
  2) устранение необоснованного дублирования работ, выполняемых различными подразделениями одного учреждения;
  3) уменьшение влияния заинтересованности отдельных личностей (руководителей подразделений) на ход выполнения каких-либо работ (принятия решений) в пользу своего подразделения, причем достаточно часто от такого вмешательства страдает результат общего дела;
  4) устранение субъективистских, волюнтаристских решений со стороны отдельных руководителей подразделений и снижение отрицательного влияния такого стиля руководства на общий ход управления;
  5) наконец, сокращение времени принятия решений или простое прохождение обычных дел без необоснованных задержек (оформление приказов, утверждение планов, рассмотрение и принятие заявок, различных справок, другое);
  6) повышение квалификации персонала подразделений;
  7) перераспределение кадров и профессиональная переориентация избыточной части персонала управления.
  При разработке систем управления образовательными учреждениями выделяют следующие уровни автоматизации управления:
  - автоматизация управления всей системой образования страны;
  - автоматизация управления образовательными учреждениями области/района;
  - автоматизация управления отдельным образовательным учреждением (школа).
  Более подробно рассмотрим самый низкий 3-й уровень системы автоматизации управления.
  ИАС школы позволяет решить следующие задачи:
  1) обеспечить единое информационное пространство школы с учетом наиболее важных информационных потоков;
  2) иметь возможность сосредоточить информацию обо всех сторонах образовательных, хозяйственных и других процессов в едином банке данных;
  3) создать условия для быстрой обработки поступающей информации, ее отслеживания и дальнейшего анализа с помощью ЭВМ;
  4) обеспечить возможность оперативного руководства образовательным процессом по результатам деятельности разных структур учреждения;
  5) организовать ведение внутри школьного контроля и инспектирования деятельности как учреждения в целом, так и кадрового состава учреждения на основе анализа объективных данных.
  Созданная и внедренная информационно-аналитическая система школы позволяет:
  - администрации: вести управление по результатам деятельности; принимать эффективные управленческие решения; четко прослеживать динамику происходящих в школе изменений; объективно оценивать деятельность учителей, другого персонала школы; повысить уровень организации управленческого труда;
  - учителям: управлять учебной деятельностью учеников; отслеживать результаты обучения и воспитания учеников; принимать обоснованные и целесообразные меры по повышению уровня обученности и качества знаний учеников; целенаправленно совершенствовать методическое мастерство педагогов и организаторов обучения; получать доступ к информации школы;
  - представителям учредителя, методическим службам: получать информацию о деятельности школы и ее развитии; обсуждать итоги образовательного процесса, консультировать администрацию и учителей по конкретным объективным данным в вопросах принятия оперативных управленческих решений;
  - ученикам и их родителям, представителям общественности: иметь доступ к информации о деятельности школы и результатах образовательного процесса; оказывать влияние на формирование образовательного спроса, развитие школы и качество обучения и воспитания.
  В связи с тем, что ИАС оказывает влияние на все службы и подразделения, в интересах конкретного учреждения или органов управления совершенно необходимо, чтобы руководители всех подразделений были хорошо ознакомлены с основными возможностями, аспектами внедрения и эксплуатации ИАС.
  При разработке и для успешного внедрения ИАС в школы необходимо выделить ряд важных моментов:
  1) должна быть заинтересованность в реорганизации управления учреждением со стороны высшего руководства - директора, завуча;
  2) необходимо провести предварительно анализ работы всех видов деятельности/отделений образовательного учреждения (административная, кадровая, информационно-методическая, учебная, воспитательная, хозяйственная, дополнительные виды деятельности школы);
  3) определить основные задачи подразделений и выявить необходимые функции последних, изучить движение информационных потоков между всеми подразделениями ОУ, определить задачи статистической обработки информации, определить выходные формы всех основных документов;
  4) разработать в соответствии с проведенным анализом и полученными результатами оптимизацию движения информационных потоков, их подчиненность (вертикаль) и соподчиненность (горизонталь). Именно этот этап работы над проектом дает массу информации для улучшения структуры управления учреждением;
  5) представить результаты анализа работы учреждения 1-му ответственному лицу с предложениями возможной реструктуризации системы управления учреждения;
  6) после получения принципиального согласия со стороны первого ответственного лица на необходимую реструктуризацию учреждения начинается этап разработки проекта ИАС.
  Одной из самых серьезных ошибок, как показывает анализ литературы и ранее выполненных разрозненных работ по автоматизации делопроизводства, является решение автоматизировать процессы управления в рамках традиционно существующей организационной структуры управления/школы/другой организации, которая сложилась до появления компьютеров, и как правило, содержала много иерархий, отдельных несвязанных задач и специфических процедур связи. Именно поэтому разработка ЕДИНОГО проекта ИАС и его реализация должна быть одобрена и постоянно курируема одним из первых руководителей организации.
  Организационная структура управления/учреждения должна дать четкое определение роли подразделений, их взаимосвязи и иерархию. Новая структура системы управления должна обеспечить отсутствие или устранение барьеров прохождения информации между различными подразделениями.
  Анализ структур управления организации показывает, что удаление барьеров приводит к расширению конкретных рабочих заданий, причем процесс взаимодействий идет как по горизонтали, так и по вертикали, последнее приведет к перераспределению конкретных видов работ между различными подразделениям и уровнями управления. На рисунке 35 представлена в общем виде структура подчиненности подсистем управления объектов разного уровня.

Рисунок 35. Структура автоматизированной системы управления образовательным учреждением

Рисунок 35. Структура автоматизированной системы управления образовательным учреждением

  Разработка хорошо продуманной целостной структуры ИАС повышает производительность труда и оперативность обмена информацией, а значит и оперативность принятия решений. Освоение работы информационноаналитической системы управления позволяет на порядок поднять качество и культуру управленческой деятельности, создать резервы любого учреждения и системы в целом для работы в режиме развития.
  За последнее время накоплено значительное программное обеспечение для диагностики, анализа, организации образовательного процесса и делопроизводства в образовательных учреждениях. Критерием правильности выбора новой структуры управления организацией является соответствие результатов работы системы заданным целям.

 
© www.txtb.ru